Datové schránky: spokojenost úřadů i firem

Některým firmám přinesly schránky i nové obchodní příležitosti. Například společnosti Ecommerce, která pomáhá úřadům propojit schránky s ostatními informačními systémy. „Celému projektu chybí dostatek informací a většina úřadů nebyla na zavedení novinky vůbec připravena,“ uvedl Pavel Gráf ze společnosti Ecommerce.

Bez souvislosti

Problém je v tom, že úřadům nestačí jen software, který jim dodala Česká pošta – provozovatel datových schránek. „Systém dokáže pouze odeslat dokument z jednoho místa na druhé, ale nezajistí už další potřebnou práci se zásilkou,“ přiblížil úskalí systému Gráf. Úřady potřebují i takzvanou elektronickou spisovou službu, která umí archivovat nebo rozesílat elektronické dokumenty uvnitř úřadu.

Elektronický spis funguje podobně jako papírová složka, ve které se archivují všechny dokumenty k danému problému. V počítači se pak vedou všechny dokumenty, pošta nebo i archivace dokumentů. Podle Gráfa budou schránky dobře fungovat až ve chvíli, kdy si úřady vyřeší vnitřní organizaci doručených zpráv.

Jednou z institucí, která používá datovou schránku, je Úřad pro ochranu hospodářské soutěže. „Na papíru jsme po zavedení schránky nijak neušetřili. Máme totiž povinnost vést dokumenty v digitální i analogové podobě,“ řekl předseda antimonopolního úřadu Petr Rafaj s tím, že instituce ušetří alespoň na poštovném.

Datové schránky si na jižní Moravě oblíbili i někteří majitelé firem. „Komunikujeme tak s finančním úřadem. Tedy spíše on s námi než my s ním. Ale žádné problémy se systémem se zatím neobjevily,“ podotkl jednatel znojemské firmy Unidataz Martin Reif. To, jestli díky schránkám jeho firma ušetřila nějaké peníze, si ale hodnotit netroufá. Podle něj datové schránky nefungují zatím dost dlouho na to, aby mohl čísla zhodnotit.

Blanenská firma FPO, zabývající se prodejem výpočetní techniky, využívá datovou schránku také částečně. „Ne všechny úřady, se kterými komunikujeme, schránku pokaždé použijí. Stále nám posílají dokumenty v tištěné podobě. Ale my na tisku nějaké ty papíry ušetříme,“ informovala ekonomka firmy. Datové schránky před rokem automaticky získaly všechny státní instituce a lidé zapsáni v obchodním rejstříku. Ostatní si o založení můžou zažádat sami přes ministerstvo vnitra nebo Czech point.

Málo obyčejných lidí

Mezi lidmi nejsou zatím datové schránky příliš rozšířené. V celé republice si je nechalo založit jen něco málo přes sedmnáct tisíc obyvatel. „Zatím jsem o datové schránce nepřemýšlela, i když jsem živnostník. K ničemu ji nepotřebuji, vyřizování nemám tolik, stačím úřady oběhat osobně,“ uvedla archivářka Jarmila Slavíčková z Brněnska.

Gráf upozornil ještě na jeden problém datových zpráv, a to na elektronický podpis, kterým musí být ověřené elektronické dokumenty. „Zřizuje se u certifikačních autorit, což je například Česká pošta. Ty musí podle zákona evidovat vydané certifikáty jen deset let,“ řekl Gráf. Není tak dořešeno, co se stane, když v budoucnu někdo přijde k soudu s podpisem starým jedenáct let. „Problémem může být i počítačová technika. Jde kupředu a dnešní šifry elektronického podpisu za pár let někdo možná napodobí,“ řekl Gráf s tím, že by tak podpisy ztratily svůj smysl.

Datové schránky využívají hlavně právnické osoby.

Papír je papír, říká ředitelka

Čebín – Není nad starou dobrou papírovou metodu. Těmito slovy shrnuje práci s datovými schránkami Alena Rašovská, ředitelka základní školy v Čebíně na Brněnsku.

Nejčastěji komunikuje s jihomoravským krajským úřadem, který škole dává peníze na provoz. „Chodí mi od nich nejrůznější zprávy, třeba kolik zbývá vyčerpat peněz do konce roku. Já jim zase hlásím úrazovost dětí a další informace o provozu školy,“ popisuje komunikaci s úřadem Rašovská.

Všechny dokumenty z datové schránky si vždy raději vytiskne. „Potřebuji to prostě držet v ruce. I když občas se stane, že mi úřad pošle dokument nejen do datové schránky, ale i doporučenou zásilkou,“ říká .

Datovou schránku rozhodně nezavrhuje, stále se s ní učí pracovat. „Ale klasická pošta je prostě lepší. Navíc mi vadí, že když si dokument ve schránce nevyzvednu do tří měsíců, tak propadne lhůta a odesílatel se ani nedozví, že jsem jeho dopis nečetla,“ líčí nevýhodu schránek. Občas proto sama posílá potvrzení o přečtení.

O založení datové schránky přemýšlel i manžel Rašovské. Je totiž živnostník. „Občas měl časové problémy chodit na poštu, a tak ho napadlo, že mu datová schránka pomůže. Ale nyní si stačí úřady oběhat sám a stejně zjistil, že většina firem datové schránky nemá. Tak si ji nakonec nezaložil ani on,“ popisuje manželovo rozhodování Rašovská.

Přiznává, že od zřízení schránky ho odrazovala i ona. „Některé věci jsou nedořešené. Občas máme technické problémy, celý systém spadne. Možná je to tím, že jej příliš často nepoužíváme. Zrovna nedávno jsem si potřebovala vyzvednout důležitý dopis a musela jsem zavolat technika, aby mi to spravil. Prostě jsem se do schránky nedostala,“ postěžovala si. ředitelka.
Soukromou schránku si založit neplánuje. Je to podle ní práce navíc, která nepřinese žádné výrazné úspory.

KATEŘINA SMOLOVÁ
ANETA NEJEZOVÁ